Trabalhando com Listas e o Método GTD

IMPORTÂNCIA DAS LISTAS

Usar listas vão te ajudar a atingir os seus objetivos e principalmente ajudar a te transformar em uma pessoa menos estressada, desorganizada e esquecida.

Pense naquele momento que você recentemente esqueceu de realizar uma tarefa importante, isso não virou uma frustração, um sentimento de culpa? Estaria tudo bem, se você estivesse com uma listinha que pudesse marcar a atividade a ser realizada.

A lista de tarefas reduz o nosso stress porque o cérebro funciona com o máximo de potencial. Você não quer desperdiçar a capacidade com nervosismo, com um estresse que seria desnecessário; se você usar listas para se organizar dá pra evitar muita ansiedade de não ter controle das coisas.

Qual o conselho que nós damos para os nossos amigos, aqueles afobados que vem reclamando que tem um milhão de coisas para fazer.

A primeira coisa é ter calma é respirar com tranquilidade e realizar uma coisa de cada vez. Pior coisa que existe é ficar sem foco tentando resolver várias coisas ao mesmo tempo e não concluir nada direito, tudo isso vai aumentar o nosso medo de não conseguir dar conta do recado.

Só que assim que a gente começa a criar as nossas listas a nossa ansiedade diminui, porque agora nós temos aquela segurança de que nós não vamos esquecer algo importante, ter tudo anotado na lista de tarefas aumenta as chances de realizarmos nossos objetivos.

Em um estudo realizado com 267 participantes foi observado que o ato de escrever as nossas tarefas aumenta as chances de realização. Isso está ligado ao fato de que ao escrever nós ganhamos maior consciência e também maior comprometimento com a tarefa.

Pense bem se uma coisa me dá preguiça até para escrever uma listinha, será mesmo que eu estou com motivação suficiente para realizar a dinâmica entre planejamento e execução para deixar de sofrer com ansiedade

Nós precisamos então da visão do todo, saber exatamente quais são as tarefas prioritárias, quais são opcionais, a importância da hierarquia, isso tudo é a fase de planejamento que pode ser feito rapidamente e depois partir para a fase de execução.

Nenhum plano é perfeito quando é concebido, todo plano tem que ser atualizado conforme ele é executado; talvez durante a fase de execução a gente perceba que nós temos que mudar a ordem hierárquica de algumas tarefas, nós podemos eliminar outras tarefas, ou mesmo temos que adicionar tarefas novas.

MÉTODO GTD

Nós destacamos a importância das listas de tarefa para que você seja uma pessoa mais organizada, agora vamos falar um pouco sobre os ensinamentos da metodologia Getting Things Done ou GTD do autor David Allen e que tem grande popularidade por ser uma forma de aumentar a organização e produtividade pessoal.

O mínimo que você precisa saber sobre o GTD é que ele baseia-se em 5 passos: Coletar, Processar, Organizar, Fazer e Rever.

O que significa isso?

Para você ter mais organização com listas a primeira coisa a fazer é escrever todas as tarefas, seja no papel, seja no seu computador.

Então, essa é a fase de COLETA. E não é pra gastar muito tempo aqui! Tem que ser rápido, nada de ficar escrevendo uma redação comprida – anote tudo usando poucas palavras. O que queremos alcançar aqui é uma coleta de informações, tirando tudo da sua cabeça e colocando no papel, na Caixa de Entrada (já te explico o que é Caixa de Entrada daqui a pouco).

A fase de coleta é para registrar tudo que é da vida profissional, familiar, afazeres da casa, tarefas acadêmicas e deixar em um lugar onde vamos PROCESSAR.

PROCESSAR significa olhar para o que nós coletamos e fazer uma rápida análise. Não é pra gastar muito tempo aqui! Você vai rapidamente ler as informações e se perguntar:

É algo que eu consigo realisticamente completar em dois minutos ou menos? Caso sim, eu faço agora, pois não tem sentido ficar empurrando isso pra depois.

Se for algo que demore mais do que isso, então eu vou continuar processando, ou seja, vou organizar esta tarefa pra uma lista específica, dentro de um certo contexto e hierarquia. Isso é ORGANIZAR.

ORGANIZAR é essencial pois é a hierarquia que me ajuda a saber qual tarefa eu faço primeiro, qual é a próxima e assim por diante, sempre um passinho de cada vez. E tenho que continuar organizando! Não adianta fazer tudo isso uma única vez na vida.

Conforme os eventos acontecem, eu olho para as novas pendências e compromissos e vou COLETAR, ou seja, vou sempre enviando para a minha “Caixa de Entrada” que é onde eu vou processar depois.

E a parte mais importante é colocar a mão na massa. É FAZER. Eu faço as atividades que são muito rápidas de serem finalizadas e faço as que são as prioritárias dependendo do contexto. Se estou no trabalho, envolvido com o projeto A, então eu procuro quais são as prioridades e executo.

Repare portanto que a maior parte do meu tempo é aqui no FAZER. Coletar, processar, organizar são muito rápidos e eu não devo desperdiçar tempo demais nisso. Com a prática você ganha velocidade.

E por fim, tem pessoas que gostam de fazer uma revisão de tudo no final da semana pra olhar a lista de entrada e realizar as fases de processamento e organização.

Isso é REVER, que é também necessário pra manter a casa em ordem.

Pronto! Isso é o mínimo que você precisava pra entender o fluxo do GTD!

Acompanhe o infográfico abaixo:

 

Infográfico com o método GTD

Assista abaixo o vídeo para entender melhor o método:

Apanhado sobre as listas

 

• Lista de Projetos: Anteriormente eu já cantei esta dica: se você está sentindo que algumas das suas tarefas são muito complexas e demoram muito tempo pra realizar, então você precisa quebrar a tarefa em vários pedaços menores.
• Listas Contextuais: Conforme você processa, vai perceber que existem algumas ações simples, órfãs no sentido que elas não estão atreladas a nenhum projeto específico ou com uma data específica. Use esta lista para organizar e marque qual é o Contexto a que ela se refere.
• Lista do talvez um dia desses. A lista do Talvez um dia desses é especial pra você empilhar aquelas tarefas que você não tem certeza se vai realizar agora. Talvez. Um dia desses. Então deixe lá anotado.
• Lista Aguardando ou Delegada. Se você é do tipo de pessoa que trabalha em equipe e costuma delegar tarefas para outras pessoas, essa lista é essencial pra poder cobrar o que está sendo realizado pelos outros. Mas pode também ser usado pra coisas do dia a dia como por exemplo “Esperando o primo Roberto devolver a caixa de ferramentas que emprestei”.

Veja uma exemplo:

Caso queira aplicar este método de forma prática, sugiro que conheça o planner GTD que preparei para ajudar a você.